1 — Schillenmodel als logistieke keten
De vier schillen
| Schil | Wat speelt er |
|---|---|
| Schil 1 | Beïnvloedingsprocessen rond de vervoerskeuze (bijv. OV-combiticket) |
| Schil 2 | Sturingsprocessen rond openbare voorzieningen (capaciteit OV, toegangswegen) |
| Schil 3 | Toegangsprocessen naar het terrein (parkeren, entree, kaartverkoop) |
| Kern | Evenementprocessen op het terrein zelf (installaties, tenten, sanitair) |
Waarom van buiten naar binnen?
- De buitenste schillen zijn randvoorwaardelijk: kloppen bereikbaarheid en toegang niet, dan heeft een perfecte kern geen waarde.
- Een verkeerde vervoerskeuze (schil 1) geeft files in schil 2 en vastlopende entrees in schil 3.
- De buitenste schillen hangen af van derden (gemeente, NS, verkeersmanagement) en vragen vroeg overleg.
2 — Procesanalyse, bottlenecks en capaciteit
Proces en bottleneck
Processen zetten input om in waardevolle output. De capaciteit bepaalt hoeveel bezoekers per tijdseenheid geholpen kunnen worden. Proceslagen lopen van het hele evenement naar de in- en uitgang, accreditatie, tot het omdoen van een polsbandje.
Definitie en kwaliteit
Five rights (Lambert & Stock)
Het juiste product, op de juiste plaats, op het juiste moment, in de juiste conditie, tegen de juiste kosten, voor de juiste klant.
Rekenvoorbeeld accreditatie
Procestijden: scannen 5 s, polsbandje 10 s, fouilleren 15 s, visiteren 15 s. Capaciteit per medewerker per uur = 3600 / procestijd. Voor 5.000 bezoekers in 60 min:
| Onderdeel | Per mdw/uur | Mdw nodig |
|---|---|---|
| Scannen (5 s) | 720 | 7 |
| Polsbandje (10 s) | 360 | 14 |
| Fouilleren (15 s) | 240 | 21 |
| Visiteren (15 s) | 240 | 21 |
Terrein- en tapcapaciteit
- Terrein 20.000 m², 30% voor podia/voorzieningen → 14.000 m² publiek.
- Norm in de lescasus: maximaal 2,5 personen per m² → 14.000 × 2,5 = 35.000 personen (week 3). Niet verwarren met 2,5 m² per persoon uit de Fruin-tabel.
- 3 ingangen × 1.000/uur = 3.000 instroom per uur; bij verblijfsduur 4 u op een event van 8 u is de instroom vaak de beperkende factor.
- Biertap: 8/min = 480/uur; bij 3 consumpties/uur bedient één tap 160 personen. 2.500 bezoekers → 16 tappunten.
3 — Marketing, doelgroepen en gedragsbeïnvloeding
Drie-componentenmodel
| Component | Vraag |
|---|---|
| Kennis | Wat moet de doelgroep weten en onthouden? |
| Houding | Wat moet de doelgroep voelen bij het merk of evenement? |
| Gedrag | Wat moet de doelgroep doen (kaartje bestellen, dieetwens doorgeven)? |
Doelgroep bepalen
Vier segmentatiecriteria voor de consumentenmarkt:
Geografisch Demografisch Psychografisch Gedrag
De empathy map maakt de behoefte van een specifiek segment zichtbaar.
Modal split, shift en mental shift
Verleiden in plaats van afdwingen
Mobiliteit is gewoontegedrag. De grootste problemen ontstaan door automobiliteit. Afdwingen dat mensen niet met de auto komen, vergroot het risico dat ze wegblijven. Verleiden werkt beter: maak het alternatief goedkoper (OV-combiticket), betrouwbaarder (extra treinen/bussen) en sneller (dicht bij in- en uitstappen).
4 — Bereikbaarheid (schil 2), toegang (schil 3) en hospitality
Schil 2 — hulpdienstroutes
Aanpassingen in het verkeer staan in een postenplan. Aanrijdroutes voor hulpdiensten moeten altijd vrij zijn:
- Minimale doorgang 3,5 m breed en 4,2 m hoog.
- Snel verplaatsbare afsluitmiddelen of permanente bemensing.
- Rijplaten op zachte ondergrond, geen tegenverkeer in eenrichtingsstraten.
- Aangewezen doorgangen in hekken: "vrijhouden voor hulpdiensten".
Schil 3 — toegangsprocessen
Alles vóór de bezoeker binnen is: parkeren, fietsenstalling, OV en pendel, looproutes, entree, kaartverkoop en visitatie. Parkeren is zelf een keten: binnenkomst, betalen, instructies, zoeken, parkeren, weglopen en op de terugweg het voertuig terugvinden.
| Term | Wat & juridisch |
|---|---|
| Visitatie | Controle van tassen/jassen. Vrijwillig. |
| Fouilleren | Onderzoek aan lichaam/kleding. Vrijwillig. |
Hospitality — MOP-model
Vanaf het betreden van het terrein begint de beleving en daarmee de hospitality.
Mens
Omgang met gasten: training, instructies, briefing en dresscode.
Omgeving
Fysieke en digitale ruimtes met een uniforme uitstraling die past bij de verwachting.
Proces
De organisatie rondom de gastvrijheidsbeleving.
Customer journey
Visitatie en fouilleren staan op gespannen voet met een gastvrije ontvangst, wat een hospitalityplan noodzakelijk maakt. De customer journey brengt de totale belevingsreis in kaart langs alle schillen. Persona's helpen om in de huid van de bezoeker te kruipen en pijnpunten op te sporen, beter dan "de gemiddelde bezoeker" die voor niemand precies klopt.
5 — Site design en PQRST-sleutel
PQRST-sleutel
| Letter | Betekenis |
|---|---|
| P | Publiek, personen en producten die zich verplaatsen |
| Q | Quantity: omvang van de stromen |
| R | Routering tussen service- en attractiepunten |
| S | Steunverlenende diensten (EHBO, beveiliging, logistiek) |
| T | Tijd waarin alles moet worden afgewikkeld |
Relatieschema
Service- en attractiepunten zijn onder meer podium, Front of House, eerste vak, entree, EHBO, nooduitgangen, eten, merchandise, drank- en muntenverkoop, sanitair en infostand. Het relatieschema legt vast welke punten nabij of juist ver van elkaar moeten liggen en vormt de basis voor de eerste inrichtingsschets: eerst publiek versus service scheiden, dan de absoluut noodzakelijke relaties, daarna de zeer belangrijke.
Bezoekersdichtheid (veiligheidsthema)
| m² p.p. | Effect |
|---|---|
| 2,5 | Relatief vrij bewegen |
| 1,85 | Bewegen op "sorry-basis" |
| 0,46 | Staan zonder elkaar aan te raken |
| 0,27 | Onvrijwillige aanraking |
| 0,18 | Potentieel gevaarlijke krachten en stress |
Managing flows
- Simpel ontwerp, duidelijke informatie en bordjes.
- Vermijd kruisende stromen; gebruik one-way-routing (lus).
- Voorkom piekmomenten via slimme programmering en arrangementen (campingkorting).
- Bufferzones, camera's, centrale controlekamer en geschoold personeel.
6 — Risicoanalyse, FMEA en veiligheidsketen
Vier risicoprofielen
- Publieksprofiel: anonimiteit, leeftijd, homogeniteit, omvang, verblijfsduur.
- Activiteitenprofiel: schaal, aantal partijen, programmering, middelengebruik.
- Ruimtelijk profiel: binnen of buiten, complexiteit, zichtlijnen, brandveiligheid.
- Extern profiel: orde, weer, stroomuitval.
FMEA en RPN
Veiligheidsketen (5 schakels)
Calamiteitenplan en GRIP
Het calamiteitenplan legt de crisisstructuur vast (wie is crisismanager, wie vervangt), het communicatieprotocol en locatiegegevens (brandblussers, EHBO, AED, hoofdschakelaar, nooduitgangen, verzamelplaatsen). De vergunninghouder is als eerste verantwoordelijk. Bij opschaling treedt GRIP in werking (Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdings Procedure), van motorkapoverleg ter plaatse (routine, GRIP 0) via GRIP 1 (CoPI) en GRIP 2 (ROT) tot GRIP 3 (gemeentelijk beleidsteam), GRIP 4 (regionaal beleidsteam), GRIP 5 (meerdere regio's) en GRIP Rijk.
7 — Opbouw, afbouw en draaiboek
Opbouw (vast stappenplan)
Afbouw
Draaiboek
Planningstechniek voor concrete activiteiten met nauw tijdsverloop, in drie delen: opbouw, evenement, afbouw. De basis is een balkenschema (waar, tijd, wat, wie, opmerkingen) met speling voor onvoorziene omstandigheden.
Vaste bijlagen
- Programma bezoekers met balkenschema's.
- Volledig tijdschema inclusief op- en afbouw.
- Call sheets.
- Plattegrond.
- Communicatieplan.
- Evacuatie- en calamiteitenplan.
- Materialenlijst.
Het communicatieactieplan (middelen bepalen, planning, taakverdeling, budget, monitoren, evalueren) voedt het draaiboek.