H1 — Het Project
3 soorten werkzaamheden
Improvisatie — ad hoc, geen plan, onzeker resultaat, veel flexibiliteit nodig
Routinematig — herhaaldelijk, vaste procedures, voorspelbaar resultaat
Projectmatig — tussenin, eenmalig, tijdelijk, planmatig in fasen met Plan van Aanpak
Definitie van een project
Definitie
Een tijdelijke samenwerking van mensen — uit verschillende vakgebieden — om binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld projectresultaat te bereiken met een vastgesteld budget.
- Tijdelijk — start (kick-off) en eindpunt
- Uniek projectresultaat — eenmalig
- Projectdoel — de reden waarom
- Opdrachtgever — stelt budget + capaciteit beschikbaar (ook: sponsor)
- Projectorganisatie — tijdelijk, naast de lijnorganisatie
- Eigen budget — vooraf geschatte kosten
- Bewaking voortgang — via planning en rapportages
5 soorten projecten
- Technisch — nieuwe techniek/product, goed planbaar
- Sociaal — cultuur-/organisatieverandering
- Commercieel — geld verdienen, bijv. marktonderzoek
- Gemengd — combinatie van soorten
- Evenement — resultaat op vast moment (bijv. festival) ⭐
Traditionele fasering (watervalmodel)
1Initiatief — idee, haalbaarheid onderzoeken → projectvoorstel
2Definitie — eindresultaat vaststellen, eisen & wensen → Plan van Aanpak
3Ontwerp — hoe ziet resultaat eruit? Brainstormen → ontwerprapport
4Voorbereiding — ontwerp realisatiegeschikt maken
5Realisatie — uitvoering, implementatie, conversie
6Nazorg — onderhoud en aanpassingen na oplevering
Doel fasering: aan het eind van elke fase kan de opdrachtgever beslissen: doorgaan / doorgaan met aanpassingen / stoppen
SMART-doelen
- Specifiek — grondig omschreven
- Meetbaar — aantoonbaar behaald
- Aanwijsbaar/Acceptabel — iemand is verantwoordelijk
- Realistisch — haalbaar en uitvoerbaar
- Tijdgebonden — met eindtijd
MVO — 4 P's
- Project — duurzaamheid meenemen in alle plannen
- People — rekening houden met welzijn, ontwikkeling, werkomstandigheden
- Planet — natuur & milieu: energie besparen, afval scheiden
- Profit/Prosperity — duurzame winst op lange termijn
Levenscyclus van een project
Initiatief → fasering → Realisatie → Exploitatie (gebruik) → Nazorg/onderhoud → Stagnatie → nieuw project
H2 — Mensen en Projecten
Lijnorganisatie vs. Projectorganisatie
- Lijnorganisatie — normale hiërarchie, lijn- en stafafdelingen
- Stafafdeling — geeft advies/ondersteuning (bijv. P&O, administratie), geen bevelsbevoegdheid
- Projectorganisatie — staat buiten de lijnorganisatie, tijdelijk
- Twee-bazen-probleem — projectlid heeft zowel afdelingshoofd als projectleider als leidinggevende
Functies in en om een project
- Opdrachtgever — stelt doel, budget en opdracht vast; neemt eindbesluit
- Stuurgroep — beheert meerdere projecten, informatie-uitwisseling, directielid + projectleiders
- Projectmanager/-leider — eindverantwoordelijk voor resultaat
- Werkgroepen — voeren deeltaken uit
- Klankbordgroep — ervaringen uitwisselen
Leiderschap: Taak- vs. Mensgericht
- Taakgericht — focust op resultaat, kan projectleden overbelasten
- Mensgericht — focust op team, kan resultaat verloren laten gaan
- Ideaal = balans tussen beiden
- Deserteur — noch taak- noch mensgericht; vlucht van verantwoordelijkheden
Besluitvorming in een project
- Meerderheid van stemmen — meeste stemmen gelden; minderheid kan tegenwerken
- Consensus — niet gestemd, kost tijd, maar effectief; iedereen kan leven met besluit
- Unanimiteit — iedereen is het eens
- Gebrek aan negatieve reacties — voorstel waarop iedereen positief reageert
Brainstormen (H2)
- Doel: zo veel mogelijk ideeën genereren
- Spelregel: geen kritiek op andermans ideeën
- Methoden: brainstorm, delphi, nominaal, mindmapping
Onderhandelen — tips
- Bereid je voor; bepaal streefresultaat en strategie
- Focus op resultaat; toon respect
- Laat je niet onder druk zetten; laat ander in zijn waarde
Teamrollen Belbin (9 rollen) ⭐
🧠 Denkrollen
- Plant — creatieveling met fantasie, origineel maar slordig
- Specialist — veel vakkennis, weinig oog voor geheel
- Monitor — kritisch, nuchter, goed beoordelingsvermogen
⚡ Actierollen
- Afmaker — perfectionistisch, kwaliteitsbewust, gespannen
- Bedrijfsman — harde werker, zelf-discipline, niet zo flexibel
- Vormer — ambitieus, dynamisch, ongeduldig
🤝 Sociale rollen
- Voorzitter — delegeert, motiveert, niet creatief
- Groepswerker — diplomatiek, bevordert teamgeest, gevoelig
- Brononderzoeker — nieuwsgierig, enthousiast, legt contacten
Één persoon kan meerdere rollen vervullen!
Communicatiekruispunt
- Informeren — eenzijdig (website, nieuwsbrief)
- Overreden — YouTube, beelden (overtuigen)
- Dialoog — kennis opdoen via aanvullende kanalen
- Formeren — actieve samenwerking via Facebook/Yammer
IPMA — Ethiek
- Houdt zich aan wetten en ethische normen
- Rekening met ethische grenzen en duurzaamheid
- Houdt zich aan gangbare regels projectmanagement
H3 — Het Project van Begin tot Eind
Aanleiding tot een project
- Spontaan (interne/externe signalen)
- SWOT-analyse → kansen/bedreigingen
- Periodieke plannen
Management kan signalen: niets doen · oplossen in lijn · projectvoorstel schrijven · direct project starten
Projectstart-up / Kick-off
- Officieel begin van het project
- Doel: saamhorigheidsgevoel creëren
- Haalbaarheidsonderzoek → go/no-go beslissing
Beheersaspecten GOKIT ⭐ (ook: TGKIO; KOFTIG = GOKIT + Facilitair)
⚠️ GOKIT en TGKIO zijn dezelfde 5 aspecten in andere volgorde. KOFTIG voegt een 6e aspect toe: Facilitair.
| Letter | Beheersaspect | Wat bewak je? |
|---|---|---|
| G | Geld | Financiën, kosten, baten |
| O | Organisatie | Samenwerking, teamstructuur |
| K | Kwaliteit | Eisen van opdrachtgever |
| I | Informatie | Communicatie, documentatie |
| T | Tijd | Planning, doorlooptijd |
| F | Facilitair (alleen KOFTIG) | Faciliteiten, locatie, voorzieningen — Expert BEC |
KOFTIG = K, O, F, T, I, G (6 aspecten). GOKIT/TGKIO = 5 aspecten zonder Facilitair.
Risico's van projecten ⭐
Risico = kans × gevolg
Risico's bedreigen de beheersaspecten (GOKIT)
4 manieren van risicobeheersing
- Voorkomen — maatregel zodat risico niet optreedt
- Verminderen — kans of gevolg verkleinen
- Overdragen — risico naar anderen schuiven (bijv. verzekering)
- Accepteren — risico voor lief nemen
Projectmanagementmethoden (overzicht)
- SDM — voor softwareontwikkeling, strakke fasering (waterval)
- Scrum — als opdrachtgever niet precies weet wat hij wil; flexibel
- PRINCE2 — grote projecten in grote organisaties
- PMW — traditionele fasen, nadruk op beheersing en besluitvorming
- 6P-methode — synthese, bruikbaar voor kleine en middelgrote projecten
- PMBok — kennisverzameling, best practices
- JBF-methode — 'janboerenfluitjes': geen methode, gewoon maar wat doen
Duivelsdriehoek
Tijd – Geld – Kwaliteit staan op gespannen voet met elkaar. Er moet een evenwicht zijn. Als je één aanpast, beïnvloeden de andere twee.
H4 — Planning
Doel van een planning
- Organiseren van werk van projectmedewerkers
- Vaststellen totale projecttijd
- Vaststellen gevolgen van een vertraging
- Vaststellen kosten van het project
Werkwijze planning opstellen
1Activiteiten uit projectresultaat halen → activiteitentabel
2Doorlooptijd & benodigde werktijd per activiteit toevoegen
3Afhankelijkheden tussen activiteiten aangeven
4Netwerkplanning maken
5Strokenplanning (Gantt-chart) afleiden uit netwerkplanning
Soorten planningen
Netwerkplanning
Toont de afhankelijkheden tussen activiteiten. Laat zien welke activiteiten parallel kunnen en wat het kritische pad is (de langste route = minimale projectduur).
Strokenplanning (Gantt-chart)
Toont activiteiten in een tijdsbalk. Visueel overzicht van wie wat doet wanneer. Wordt afgeleid uit de netwerkplanning.
Begrippen
- Doorlooptijd — de kalendertijd van start tot eind van een activiteit
- Werktijd — het aantal uren dat daadwerkelijk aan een activiteit besteed wordt
- Mijlpaal (milestone) — belangrijk tussenresultaat in de planning
Earned Value Management (EVM) — rekenvoorbeeld
EVM combineert planning, voortgang en kosten in één set kengetallen. Vier basiswaarden:
| Begrip | Wat het is | Formule |
|---|---|---|
| BAC | Budget at Completion — totaal projectbudget | vooraf vastgesteld |
| PV | Planned Value — gepland gewerkt budget tot meetmoment | % gepland × BAC |
| EV | Earned Value — daadwerkelijk verdiend budget (waarde van wat af is) | % gereed × BAC |
| AC | Actual Cost — werkelijk gemaakte kosten tot meetmoment | direct meten |
// Afwijkingen
SV = EV − PV // Schedule Variance — > 0 voor op schema, < 0 vertraging
CV = EV − AC // Cost Variance — > 0 onder budget, < 0 over budget
// Performance-indices
SPI = EV / PV // > 1 op schema, < 1 vertraging
CPI = EV / AC // > 1 onder budget, < 1 over budget
// Voorspelling eindkosten
EAC = BAC / CPI // Estimate at Completion — verwacht eindbudget
Voorbeeld
Project van € 100.000 (BAC), looptijd 10 maanden. Na 5 maanden zou er volgens planning 50% af moeten zijn (PV = € 50.000). In werkelijkheid is 40% gereed (EV = € 40.000) en is er € 55.000 uitgegeven (AC = € 55.000).
SV = 40.000 − 50.000 = −10.000 → vertraging
CV = 40.000 − 55.000 = −15.000 → over budget
SPI = 40.000 / 50.000 = 0,80 → 20% achter op schema
CPI = 40.000 / 55.000 = 0,73 → elke euro levert maar € 0,73 aan werk op; het project is zo’n 37% duurder dan gepland (55 / 40 = 1,375)
EAC = 100.000 / 0,73 ≈ € 137.000 → bij dezelfde efficiency loopt het project € 37.000 over budget.
SV = 40.000 − 50.000 = −10.000 → vertraging
CV = 40.000 − 55.000 = −15.000 → over budget
SPI = 40.000 / 50.000 = 0,80 → 20% achter op schema
CPI = 40.000 / 55.000 = 0,73 → elke euro levert maar € 0,73 aan werk op; het project is zo’n 37% duurder dan gepland (55 / 40 = 1,375)
EAC = 100.000 / 0,73 ≈ € 137.000 → bij dezelfde efficiency loopt het project € 37.000 over budget.
Stakeholdermanagement — power/interest-matrix
Stakeholders zijn alle personen of partijen die invloed hebben op het project of erdoor beïnvloed worden. Plot ze op twee assen: hoeveel macht (kunnen ze beslissingen forceren?) en hoeveel belang (raakt het project hen direct?).
| Lage macht | Hoge macht | |
|---|---|---|
| Hoog belang | Informeren — actief op de hoogte houden, behoud betrokkenheid | Nauw betrekken (manage closely) — intensief betrekken, sleutelfiguren |
| Laag belang | Monitor — minimale aandacht, alleen bij verandering | Tevreden houden — niet onnodig storen, wel risico bewaken |
Werkwijze: lijst opstellen → scoren op macht en belang → in matrix plotten → strategie per kwadrant kiezen → herzien per fase, want belang en macht verschuiven door de tijd.
H5 — De P6-Methode
6 stappen van de P6-Methode ⭐
1Opstarten — idee/initiatief, haalbaarheid, projectvoorstel
2Inrichten — projectteam samenstellen, afspraken maken
3Plan van Aanpak — beoogd resultaat en aanpak vaststellen
4Uitvoeren — via uitvoeringsfasen het doel bereiken; TGKIO bewaken
5Opleveren — testen, goedkeuren door opdrachtgever
6Afsluiten — overdracht, financiële afhandeling, evaluatie
Verschil P6 vs. Traditioneel
- Traditioneel (waterval): Init → Def → Ontwerp → Voorbereiding → Realisatie → Nazorg
- P6: voegt ontwerp, voorbereiding en realisatie samen tot stap 4 "Uitvoeren"
- P6 legt extra nadruk op opstarten, inrichten, opleveren en afsluiten
Uitvoeringsfasen (stap 4)
In stap 4 worden per uitvoeringsfase de beheersaspecten TGKIO bewaakt:
- Bewaak Tijd — tijdsverantwoording, periodieke aanpassingen
- Bewaak Geld — financiële gegevens monitoren
- Bewaak Kwaliteit — juiste mensen/middelen, tussenresultaten testen
- Bewaak Informatie — interne en externe communicatie, archivering
- Bewaak Organisatie — samenwerking, periodiek vergaderen
6P-methode voor onderzoek
- Opstarten → onderzoeksvoorstel
- Inrichten → onderzoeksteam
- Onderzoeksplan → vragen, grenzen, kosten
- Uitvoeren → ontwerp (hulpmiddelen), uitvoering, analyse
- Opleveren → rapport + presentatie
- Afsluiten → implementatie resultaten
H6 — Maken van een Plan van Aanpak
Wat is een PvA?
Definitie
Het contract tussen het projectteam (projectmanager) en de opdrachtgever. Maakt voor iedereen duidelijk wat er gaat gebeuren. Een planning is slechts een onderdeel van het PvA.
Hoofdstukken van het PvA ⭐
1Achtergronden — organisatie, aanleiding, stakeholders
2Projectresultaat — projectdoelstelling (waarom) + beoogd resultaat (wat)
3Projectactiviteiten — alle taken om resultaat te maken
4Projectgrenzen — scope, begin- en einddatum, maximaal budget, randvoorwaarden
5Tussenresultaten — mijlpalen / milestones
6Kwaliteitsbewaking — normen, acceptatietest
7Projectorganisatie — teamsamenstelling, informatiematrix, coördinatie
8Planning — strokenplanning/netwerkplanning
9Kosten-baten — begroting, exploitatiekosten
10Risicoanalyse — interne en externe risico's
Kosten en baten
Soorten kosten
- Werkuren (via tarieven omgerekend naar geld)
- Materiaal (verbruikt) vs. Materieel (gehuurd/gebruikt)
- Uitbesteed werk
- Rentekosten
- Onvoorziene uitgaven
- Exploitatiekosten — kosten ná oplevering
Soorten baten (opbrengsten)
- Kostenbesparing door efficiënter werken
- Meer inkomsten / hogere kwaliteit / meer winst
- Betere service, beter imago
- Gemotiveerder personeel
Dossiers in een project
- Projectdossier — organisatie & beheer (PvA, notulen); waarde daalt na project
- Systeemdossier — inhoud/resultaat (interviewverslagen, adviezen); blijft waardevol
Duivelsdriehoek
Tijd – Geld – Kwaliteit staan op gespannen voet. Aanpassing van één beïnvloedt de andere twee.
H7 — Agile en Scrum
Agile
Definitie
Wendbaar, behendig en lenig. Een manier van denken (mindset), parapluterm voor methoden zoals Scrum. Doel: snel en slim inspelen op klantwensen.
Kenmerken agile projecten
- Werk opgedeeld in kleine eenheden
- Korte werkcycli (sprints)
- Vroeg en frequent opleveren
- Voortdurend testen
- Samenwerkende teams van klant + ontwikkelaars
- Goede omgang met verandering
- Eenvoudige, directe communicatie
5 voordelen van agile
- Hoge productkwaliteit — testen ingebouwd
- Hogere klanttevredenheid — klant blijft betrokken
- Verminderd risico op mislukking — korte cycli
- Snellere ROI — werkende onderdelen al vroeg
- Betere projectcontrole — transparantie, regelmatige meetings
Scrum ⭐
Definitie
Flexibele methode om (tussen)resultaten te maken in sprints: vaste, korte werkcycli.
3 rollen in Scrum
- Product Owner — vertegenwoordigt stakeholders; maakt product backlog; bepaalt prioriteiten (enige met deze bevoegdheid)
- Scrum Master — coach/ondersteuner; zorgt dat proces goed verloopt; wijst GEEN taken toe
- Scrumteam — zelfsturend, multidisciplinair; pakt zelf taken op
- Stakeholders zijn geen Scrum-rol; ze komen terug in de user story.
Scrum-begrippen
- User story — wens van gebruiker: "Als [X] wil ik [Y], om [Z]"
- Product backlog — geprioriteerde to-dolijst (hele project)
- Sprint backlog — taken voor één sprint
- Scrum task board — bord: To Do → Busy → Done
- Burndown-grafiek — voortgang grafisch
4 Scrum-meetings
- Sprint Planning — welke user stories in deze sprint?
- Daily Standup — dagelijks max 15 min; wat af, bezig, blokkades?
- Sprint Review — demo voor stakeholders, feedback
- Sprint Retrospective — evaluatie: wat ging goed/beter?
H8 — Projectvergaderingen
Doel van een vergadering
- Informatieverstrekking
- Meningsvorming
- Besluitvorming
Rollen in een vergadering
- Voorzitter — leidt vergadering, bewaakt agenda en tijd
- Notulist — legt beslissingen en actiepunten vast; zo snel mogelijk uitwerken
- Moderator — bij online vergadering, technische kennis
- Deelnemers
Inhoud agenda
- Opening / notulen vorige vergadering
- Ingekomen stukken / mededelingen
- Agendapunten (inhoud)
- Actiepunten / rondvraag
- Sluiting
Effectief vergaderen (PV Week 1)
- Doel vaststellen; voorzitter + notulist aanwijzen
- Agenda vooraf delen
- Tijdsduur en verwachtingen bespreken
- Iedereen aan het woord laten
- Tussentijdse checks op begrip
- Beslispunten overleggen en knopen hakken
- Actiepunten vastleggen: wie doet wat wanneer?
- Notulen + actiepuntenlijst na vergadering delen
Wat kan er mis gaan?
- Eén iemand spreekt te veel
- Geen duidelijk doel; voorzitter stuurt niet bij
- Notulist kan hoofd- en bijzaken niet scheiden
- Actiepunten niet vastgelegd
Online vergaderen
- Bespaart reistijd; moderator regelt techniek
- Mogelijkheden: video/bestanden delen, chat, opnemen
H9 — Een Interview Afnemen
2 typen interviews
| Type | Kenmerken | Voordelen | Nadelen |
|---|---|---|---|
| Gestandaardiseerd | Vaste vragen, vaste volgorde | Systematisch, controle | Star gesprek, info blijft achter |
| Vrij | Aandachtspunten, vrije volgorde | Ongeremd, prettig voor respondent | Kost tijd, kans op misverstand |
Best: tussenvorm van beide
3 fasen van een interview
1Voorbereiding — doelstellingen bepalen, kandidaat kiezen, vragen opstellen, alvast info opsturen
2Uitvoering — inleiding (jezelf voorstellen, doel uitleggen) → kern (luisteren, doorvragen, kwantificeren) → afsluiting (samenvatten, check)
3Verslaglegging — kopgegevens + zakelijk, gestructureerd verslag; kopie naar geïnterviewde
Tips
- Overweeg met twee personen: één vraagt, ander schrijft
- Korte, bondige, eenvoudige vragen
- Neutraal blijven; doorvragen; kwantificeer (vraag om aantallen)
H10 — Een Rapport Schrijven
Indeling van een rapport ⭐
- Omslag — titel, datum, auteurs
- Titelblad — herhaling + aanvullende info
- Voorwoord — context, schrijver, dankbetuigingen
- Inhoudsopgave — max. 3 niveaus
- Samenvatting — aanleiding, probleemstelling, conclusies
- Inleiding — onderwerp afbakenen, situatieschets, probleemstelling
- Uitwerking probleemstelling
- Werkwijze
- Onderzoek
- Resultaten & conclusies
- Aanbevelingen
- Literatuurlijst + Bijlagen
Veelgemaakte fouten (PV Week 5)
- Paginanummers vergeten
- Hoofdstuk begint direct met paragraaf (moet inleiding eerst)
- Punt niet áchter de bron (APA)
- Bijlagen aanduiden met cijfers i.p.v. letters
- Persoonlijke voornaamwoorden gebruiken (ik, je, we)
- Figuurnummers en tabelnummers ontbreken
- Literatuurlijst doornummeren
Opbouw inleiding rapport
- Aanleiding — waarom dit rapport, voor wie?
- Doel — wat wordt opgeleverd?
- Werkwijze — hoe globaal aangepakt?
- Leeswijzer — wat verwacht de lezer per hoofdstuk?
Schrijfstijl
- Zakelijke stijl — geen ik/je/we/me
- Correct Nederlands; eenheid van stijl
- APA voor bronvermelding
H11 — Een Presentatie Houden
Opbouw van een presentatie ⭐
Inleiding
- Aandacht trekken (anekdote, grap)
- Jezelf voorstellen, doel en onderwerp
- Vertellen wat je gaat bespreken
- Aanpak van vragen uitleggen
Kern
- Duidelijke structuur (oorzaak/gevolg, tijdvolgorde, vraag/antwoord)
- PvA kan als uitgangspunt dienen
Afsluiting
- Samenvatting; conclusies herhalen
- Uitsmijter (pakkende zin)
- Gelegenheid voor vragen
Tips voor slides
- Leesbare teksten, voldoende kleurcontrast
- Niet te veel informatie per dia
- Niet te veel dia's; niet te snel wisselen
- Test apparatuur en leesbaarheid vooraf
- Zorg voor hand-outs
Tijdens de presentatie
- Positief uitstralen, zelfverzekerd, goede houding
- Spreek duidelijk, afwisselend stemgeluid
- Kijk je publiek aan
- Houd je aan de tijd
- Gepaste humor; vermijd stopwoorden
Pitch (PV Week 3)
- Aantrekkelijke opening
- Probleem benoemen
- Oplossing presenteren
- USP — wat maakt het uniek?
- Bewijs — onderbouwing
- Call-to-action — wat wil je van het publiek?
- Afsluiting
H12 — Een Managementsamenvatting Maken
Wat is het?
Definitie
Rapportage achteraf over een uitgevoerd projectonderdeel. Bevat: verantwoording van resultaat, conclusies, aanbevelingen en beslispunten voor het management. Max. 1-2 pagina's (boek: max. 10 pagina's).
Uitgangspunten
- Houd het kort; direct begrijpelijk voor de manager
- Leg vooraf doel en opbouw uit
- Schrijf voor de manager, NIET voor een vakgenoot
- Geen jargon; to-the-point
Onderdelen van de managementsamenvatting ⭐
- Titelblad
- Inhoudsopgave
- Inleiding (doel, context, probleemstelling, opdrachtgever, periode)
- Uitgangspunten & werkwijze (aannames, wijzigingen)
- Samenvatting van het resultaat
- Verantwoording (producten, kosten, planning vs. realiteit)
- Planning vervolgtraject + kosten-batenoverzicht
- Conclusies & aanbevelingen
- Beslispunten — goedkeuring fase, akkoord volgende fase, continueren/opheffen projectgroep
- Bijlagen
Projectvaardigheden — Weken 1 t/m 7
Week 2 — Brainstormen
- Brainstormen — ideeën hardop uitspreken
- Brainwriting — ideeën stil opschrijven, dan delen (post-its)
Spelregels brainstormen
- Kwantiteit boven kwaliteit
- Geen oordeel; geen kritiek
- Bouw verder op elkaars ideeën
- Iedereen doet mee
- Denk vrij (vergeet budget/regels)
Brainstormvormen
- Omgekeerde brainstorm — hoe maak je het erger? Omdraaien naar oplossing
- 635-methode — 6 personen, 3 ideeën, blad doorgeven
- Rollen-brainstorm — dromer, realist, criticus, etc.
- Ideeënboom — boomstam met kernwoorden, takken met ideeën
- Inspiratiekaarten — ideeën via foto's/afbeeldingen
3 fasen van brainstormsessie
- Brainstorm/Brainwriting — zo veel mogelijk ideeën
- Clusteren — wat klopt, valt op?
- Focus — beste ideeën uitwerken
Week 3 — Pitchen
- Aantrekkelijke opening
- Probleem benoemen
- Oplossing presenteren
- USP (uniek element)
- Bewijs/onderbouwing
- Call-to-action
- Afsluiting
Week 6 — Scrum: rollen
- Product Owner — maakt backlog, prioriteert (enige bevoegde)
- Scrum Master — coach, lost blokkades op, wijst GEEN taken toe
- Team — zelfsturend, pakt zelf taken op
Scrum meetings
- Sprint Planning — wat doen we in sprint?
- Daily Standup — max 15 min, wat af/bezig/blokkades
- Review — oplevering aan opdrachtgever
- Retrospective — wat ging goed/beter?
Week 7 — Managementsamenvatting
- Max. 1-2 pagina's
- Schrijf voor de manager (niet voor vakgenoot)
- Bevat: resultaat, verantwoording, conclusies, aanbevelingen, beslispunten
Teamrollen evenementenproject
- Projectleider / Projectmanager
- Financieel manager
- Secretaris / communicatie
- Veiligheidscoördinator
- Food & Beverage manager
- Marketing & Communicatie
- Logistiek
- Hospitality
- Verkoop / Productie
Week 5 — Rapport: veelgemaakte fouten
- Persoonlijke voornaamwoorden (ik/je/we)
- Bijlagen aanduiden met cijfers (moet letters zijn)
- Punt niet áchter de APA-bron
- Geen inleiding vóór eerste paragraaf
- Paginanummers vergeten
Expert-college — Evenementen
Definitie evenement
Verhaar (2022)
"Een evenement is een speciale, tijd- en plaatsgebonden gebeurtenis die door een initiatiefnemer (individu, bedrijf of overheid) wordt georganiseerd."
Herlé
"Een evenement is een activiteit met een bijzonder karakter waarbij een groep genodigden aanwezig is."
Waarom evenement projectmatig aanpakken?
- Complex
- Duidelijk begin- en eindtijd
- Planning en voortgangsbewaking nodig
- Samenwerking van meerdere disciplines
Doelen van evenementen
- Informatieverstrekking — opendag
- Educatief — symposium, congres, workshop
- Beleidsvorming — algemene ledenvergadering
- Commercieel — beurs
- Ter promotie — productlancering
- Consumptie — festival, foodtruck
Soorten evenementen
- Publieksevenementen vs. besloten evenementen
- Dag-, weekend-, weekevenementen
- Naar duur, locatie, bereikbaarheid, omvang, toegang, doelgroep
Risico's bij evenementen
- Financiële risico's
- Veiligheidsrisico's (openbare orde)
- Juridische risico's (vergunningen)
- Weersomstandigheden
Competenties eventmanager
- Creatief, methodisch, samenwerken
- Regie houden, inlevingsvermogen
- Omgaan met weerstand, onderhandelen
- Financieel inzicht
Expert-college — Recht bij Evenementen
Evenementenrecht
Er bestaat geen apart evenementenrecht. Betrokken rechtsgebieden: publiekrecht + privaatrecht.
Vergunningen
- Evenementenvergunning (APV — Algemene Plaatselijke Verordening)
- Afhankelijk van omstandigheden: melding of vergunning
- Naast evenementenvergunning mogelijk ook: alcoholontheffing, reclamevergunning, wegafzettingsvergunning, milieuvergunning
Aansprakelijkheid
- Als organisator heb je een zorgplicht
- Aansprakelijkheid op basis van: kans op schade, ernst van schade, kosten van preventie
Verzekeringen
- Annuleringsverzekering (weersomstandigheden)
- WA-verzekering (aansprakelijkheid)
Contracten / Verbintenissenrecht
- Overeenkomst = aanbod + aanvaarding (art. 6:217 BW)
- Let op algemene voorwaarden bij contracten met artiesten, toeleveranciers, catering etc.
Muziekrecht ⭐
- Je mag niet zomaar muziek van anderen draaien (uitzondering: besloten feest)
- BUMA/STEMRA — beheert auteursrechten van componisten en tekstschrijvers
- Sena — beheert naburige rechten van uitvoerende artiesten en producenten
- Oplossing: licentie aanvragen (kost geld, vaak percentage van omzet)
AVG — Promotiebeelden
- AVG regelt verwerking van persoonsgegevens
- Foto's/video's van personen voor promotie → toestemming nodig
- Grondslag: toestemming van de persoon (niet via algemene voorwaarden)
Expert-les — Evenementenmarketing
De 3 E's van eventmarketing
- Entertainment — wat bied je dat mensen zelf niet hebben?
- Excitement — waar worden mensen enthousiast van?
- Enterprise — wat maakt het evenement uniek en vernieuwend?
Marktsegmentatie ⭐
- Geografisch — regio's, steden, provincies
- Demografisch — leeftijd, geslacht, inkomen, opleiding
- Psychografisch — levensstijl, waarden, persoonlijkheid
- Gedragsmatig — aankoopgedrag, loyaliteit
Marketingdoelstellingen (3-componentenmodel)
- Cognitief — weten (80% moet van het evenement weten)
- Affectief — voelen (60% moet positief gevoel hebben)
- Conatief — doen (40% moet aanmelden)
De 5 P's van evenementenmarketing ⭐
- Product — wat is de waarde/uniekheid van het evenement?
- Prijs — wat kost het de doelgroep? (geld + tijd)
- Plaats — locatie, bereikbaarheid, sfeer, passend?
- Promotie — hoe bereik je de doelgroep? (PR, advertenties, social media)
- Proces — hoe wordt de dienst geleverd?
Marketingcommunicatieplan
- Spanningsboog — mensen zien ~2700 berichten per dag; zorg voor opvallende positionering
- Crossmedia — zelfde boodschap via meerdere kanalen (social media, posters, mail, flyers)
- Plan: wat – wanneer – door wie
Compleet marketingplan bevat
- Doelgroepen · Doelstellingen · Marketingstrategie
- Marketingconcept · Crossmedia communicatie
- Communicatieplanning · Budget
Expert-college — BEC: Financiën bij Evenementen
KOFTIG (beheersaspecten evenement) — 6 aspecten
⚠️ KOFTIG = de 5 aspecten van GOKIT/TGKIO + 1 extra: Facilitair. Dus 6 aspecten in totaal, geen 5.
- Kwaliteit
- Organisatie
- Facilitair (extra t.o.v. GOKIT)
- Tijd
- Informatie
- Geld
Vaste vs. variabele kosten
- Vaste kosten — onafhankelijk van aantal bezoekers (bijv. artiesten, verzekeringen)
- Variabele kosten — afhankelijk van aantal bezoekers (catering per persoon)
Categorieën kosten bij een evenement
- 1000 — Locatiekosten
- 2000 — Promotiekosten
- 3000 — Technische faciliteiten
- 4000 — Rand faciliteiten
- 5000+ — Overige kosten
- 9000 — Inkomsten/opbrengsten
Inkomsten (baten)
- Opdrachtgever (subsidie/budget)
- Kaartverkoop
- Drank/eten verkoop
- Sponsoring
Penningmeester — kenmerken (Belbin)
- Zorgvuldig, houdt van puzzelen, bewaart overzicht
- Spreekt anderen aan op naleving
- Belbin-rollen: Monitor + Specialist
Traceerbaarheid: bewaar van ALLE uitgaven het bewijs (bon, factuur). Administratie is essentieel!
Snelreferentie — De Lijstjes die je Moet Kennen
6 Stappen P6-Methode
- Opstarten → projectvoorstel
- Inrichten → team + afspraken
- Plan van Aanpak
- Uitvoeren → TGKIO bewaken
- Opleveren → testen + acceptatie
- Afsluiten → evaluatie, overdracht
Traditionele Fasering
- Initiatief
- Definitie
- Ontwerp
- Voorbereiding
- Realisatie
- Nazorg
SMART
- Specifiek
- Meetbaar
- Aanvaarbaar
- Realistisch
- Tijdgebonden
Belbin 9 rollen
Denk:
- Plant · Specialist · Monitor
Actie:
- Afmaker · Bedrijfsman · Vormer
Sociaal:
- Voorzitter · Groepswerker · Brononderzoeker
GOKIT = TGKIO · KOFTIG = + Facilitair
- G = Geld
- O = Organisatie
- K = Kwaliteit
- I = Informatie
- T = Tijd
KOFTIG voegt 6e aspect toe: F = Facilitair
4 manieren risicobeheersing
- Voorkomen
- Verminderen
- Overdragen
- Accepteren
Scrum: 3 rollen
- Product Owner
- Scrum Master
- Scrumteam
Scrum: 4 meetings
- Sprint Planning
- Daily Standup (max 15 min)
- Sprint Review
- Sprint Retrospective
4 Besluitvorming
- Meerderheid van stemmen
- Consensus
- Unanimiteit
- Gebrek aan negatieve reacties
MVO — 4 P's
- Project · People · Planet · Profit
3 E's Eventmarketing
- Entertainment · Excitement · Enterprise